辦展覽、辦演唱會、辦會議，從無到有的一場活動，都會有個核心的總統籌─會展專員，協助主辦單位完成任務。在形形色色的會展產業，沒有一套標準答案可以套用在所有活動上，會遇到各式各樣的奇葩問題，但關關難過關關過，一起來看會展專員的一天是怎麼過的👋
個人背景
基本資料
目前產業
會展產業，也就是俗稱的 MICE 產業（會議 Meeting、獎勵旅遊 Incentive、大型國際會議 Convention、展覽 Exhibition）
職稱
專員
學歷背景
國立政治大學會計系學士
工作經歷
以會展領域來說已經滿7年，擔任會展業務約5年，中間有輪調過其他職務（做展場管理）
來點簡單的自我介紹
是個ENFP快樂小狗，覺得自己是個蠻粗心大意又容易健忘的人，下決定常憑藉一股衝動，喜歡在安穩的日常裡放入一點點的冒險，傾向往外跑以及有點三分鐘熱度，所以愛嘗試很多不一樣的事情。不確定是不是因為這樣天意就是不讓我去做會計哈哈哈哈，但現在回頭看來是很心懷感恩的，也堅信一切的發生都有他的原因
工作秘辛
所以你每天都在看展嗎？
👉 答案是：不會，因為不是每天都有展！也補充一下自從做了這行之後，開始有職業病，像現在去看個演唱會，會特別去注意燈光設備、動線、垃圾分類標示、人流標示等等，會開始注意到各種背後這些有的沒的😂
提供客戶場域解決方案、處理現場問題、爭取參展標案
【提供客戶場域解決方案】
客戶會來洽詢場地，會擔任總窗口去協助，通常會經歷過幾個階段
1️⃣確定客戶要的需求是展覽 or 活動 or 會議
2️⃣確定場地檔期、要租用的空間及區域、設備等等
3️⃣處理合約、報價、訂金（以上這幾個步驟都需要來回溝通，各種email與電話，互相協商）
4️⃣攤位規劃審查（像是消防、施工安全等等）
5️⃣展館場勘介紹（與主辦方或協力廠商在討論動線配置、視聽場務設備等等）
6️⃣開立協調會 （可以理解成是展前的最後確認，包含接通電力與供水時間、活動時間、進場與撤場時間、清潔時間、設備安排、保全排班等等）
💡知識補充｜展覽 vs 活動 vs 會議
- 展覽 ─ 會有攤位，大家可以一攤一攤逛的這種，ex：智慧城市展、寵物展、旅展
- 活動 ─ 沒有攤位，通常是一個主題活動，ex：演唱會、尾牙、春酒
- 會議 ─ 租用空間做會議交流，ex：研討會
【處理現場問題】
真正到了正式展場期間時，有關「場地」的問題都需要協助，通常都是些突發狀況居多，有遇過因為地震的關係掉水泥（幸虧所有人都安全）、突發性水管壞掉漏水等等，遇到了就得趕快去找人協助。
這時候也相當考驗總窗口與客戶的關係，因為突發狀況都是大家不樂見的，需要一起協助度過難關，大家把問題處理好，不要互相刁難。
在展場走來走去勘查時，走路步數可以達15,000步以上
【爭取參展標案】
主動爭取曝光度高的國際案來展場舉辦，希望可以多多推廣臺灣的貿易。因為辦展可以吸引買主參訪，就會有連帶有更多生意機會，產生經濟價值，幫助臺灣的企業外銷，所以為了協助主辦單位向國際總會爭取來臺主辦權，會需要準備場館以及周邊配套環境等等的相關資料，讓主辦單位去證明臺灣有這個能力舉辦大型年會。
有次為了協助一個大型國際年會在臺灣順利舉辦（上一次臺灣獲得這個年會的主辦權是32年前），所以主辦單位邀請我們去看2025年他們在加拿大執行的狀況，這樣我們今年實際在臺灣規劃和落地執行的時候，會更有概念以及具象化，籌備期間的討論也能夠更有效率👍
1️⃣曾經寵物展有民眾帶老鷹來🦅，飛上去展場天花板後堅持不下來，當然就得想辦法讓牠下來，會場這邊就會需要一起協助。像這次就需要配合在營業時間結束後，把展場的燈全部關起來，放一些肉引誘老鷹飛下來，大家就只能一起加班等老鷹下來，最後老鷹讓大家加班了一個半小時後成功降落⋯
2️⃣另外一次是某次爬蟲展區，有一隻巨蜥🦎在箱子裡，結果有其他參展商手賤去掀蓋子，一掀開巨蜥就逃竄，從展場門縫溜出去，逃往展館戶外廣場。結果就為了一隻蜥蜴，出動了主辦+館方各組大哥+保全大隊，快20位壯漢尋找和調閱監視器，惟該蜥蜴已經兩年尚未現蹤，到現在也沒有人知道牠在哪裡XD
喜歡的地方
用自己的專業協助完成活動
要辦一個活動背後是很辛苦的，能親手參與並見證萬人級別的國際活動在臺灣發生，並在其中扮演一個關鍵角色，協助把活動順利辦完，心裡會很有成就感。尤其像是遇到缺乏活動經驗的主辦單位， 會由我這邊提供過去經驗與建議，當主辦單位覺得這個建議很棒、願意採用的時候，會覺得有被信賴與被需要的感覺，很高興自己有幫上忙！
不喜歡的地方
為了不可抗力而承受他人情緒
會面臨很多不是人為能夠控制的事情，比如說展場冷氣突然壞掉、突然沒水沒電、天花板水泥突然掉下來這種；也有時常遇到來自各方壓力（同業主辦單位、政府機關或長官等等），需要去協調客戶原本已經預訂好的檔期。身為總窗口必須要第一線去承擔所有人的情緒，要為自己不能夠控制的事情去收拾善後。
1️⃣危機處理能力｜心臟要夠大顆，因為活動整個流程當中很難預料會出現什麼狀況，所以需要有「兵來將擋，水來土掩」的應變力，遇到問題就好好處理，靈機應變，見招拆招，並相信事情最終都會迎刃而解
2️⃣心態平靜穩定｜這份工作上會有很多可以事前準備的東西，但更多的是無法預料的現場狀況，這輩子我也從來沒想過自己要去收拾這些事情（ex：誘捕老鷹） 所以遇到事情不能太容易恐慌，遇到困難也要鎮定地去處理，化險為夷
3️⃣英文溝通能力｜因為有需要準備國際大型年會籌備的時候，就會有外賓來訪，也會需要跟外國客戶去做聯絡，所以基本英文能力要有
1️⃣樂意與人接觸｜因為工作上需要來回跟滿多人互動，從前期展場溝通到實際展覽危機處理，都很需要溝通。所以如果說很排斥跟人互動交流講話的，可能會辛苦些
2️⃣健全心態｜⭐⭐⭐這點是最重要的！一定要先做好心理建設，也就是做好肯定會被罵的準備。在過程當中會遇到形形色色的人，一定會遇到喜歡罵人的客戶。建議要找到方式去釋懷，很多事情也比較不會走心。比如說遇到瘋客，就當一個笑話看，用一個比較幽默的方式去消化這件事情，才可以走得遠