百工百業project#4：稽核員 Auditor

我們常會聽到說「有人要來公司稽核」，這個稽核員在做些什麼？你是不是也常常誤會稽核員跟稽查員是同一種工作？為什麼會需要花錢請人做驗證？讓我們來看看稽核員的一天吧👋

個人背景

工作秘辛

所以稽核跟稽查一樣嗎？

👉 答案是： nono，稽核和稽查是非常不一樣的兩件事情！

稽核是事前會跟客戶安排好日期，在指定日期前往，且稽核的目的是為了確定符合標準流程規範。

稽查是突襲檢查，客戶事前不會知道稽查員要來，且稽查的目的是為了確認有無違反法律的行為，會直接有懲處。

我主要負責的是永續循環驗證，包含客戶範疇界定、實際驗證、報告提交

【客戶範疇界定】

因為永續循環驗證專案類型非常多，首先會需要先幫客戶確認：

1️⃣驗證範疇｜確認企業本身的屬性（貿易商、加工廠等等）、企業營運模式、是否包含貿易行為、材料本身可否被驗證等等

2️⃣填申請表｜一些比較有sense、續證、或有請顧問的客戶通常會知道怎麼做，不過如果比較沒相關經驗的就會需要協助幫忙

【實際驗證】

約好的時間抵達客戶端後，配合先前擬定好的範疇，就會有一張check list法條一條一條來驗證，客戶就會需要按照稽核員的要求繳交相關的證明。當今天有狀況不合規時，就會有依照等級開立不同的對應分級項目

💡分級項目：觀察事項、次要不符合事項、主要不符合事項、嚴重缺失

• 觀察事項：直到下一次稽核前，必須改正；如無改正會升級成NC
• 次要不符合事項（Minor）：在規定期限內需要改善，屬於單一小疏失，沒改善無法取證
• 主要不符合事項（Major）：在規定期限內需要改善，會影響到上游下游，屬於整體疏失，沒改善無法取證
• 嚴重缺失（Critical）：已經有涉及嚴重違法情事，稽核當下會立即撤照的等級與通報官方單位
• 最後三個都是屬於不符合事項（Non-conformity, NC）

現場稽核時間可長可短，像是進出口的貿易商很單純，大概半天看個paper work即可；如果是有加工廠，需要巡多個廠房的這種，可能就會需要更久的時間

【報告提交】

實地稽核完之後，需要寫英文稽核報告提供給發證單位，這份報告審核通過後，就可以正式發證給客戶，完成一次的驗證任務👍👍

💡知識補充｜正式發證以前，必須要把所有的NC事項都處理完

1️⃣ 成為正式稽核員之前必須要考筆試 + 見習稽核 + 正式通過稽核，大概為期半年至一年左右

2️⃣ 稽核員不得參與報價過程，因為稽核員有一個公正誠信原則，不得涉及金錢相關行為

3️⃣ 稽核員在稽核期間，都不得干涉客戶資料，也就是只能「閱覽」，不得「新刪修」，否則就會視為感染客戶資料

4️⃣ 只要是同一個證照的稽核，不論是找國外or國內的機關，其實都是用同一個checklist、同樣的法條進行，所以不會有因為找國外就比較嚴厲、找國內就比較好檢核過這樣的情形

5️⃣ 客戶、稽核員跟顧問的關係，可以想像成是球員、裁判與教練，大家各司其職，不能有球員兼裁判或是裁判兼教練的狀況發生

（以下是國外同事遇到的奇葩事件）

曾經有一次同事去稽核，老闆娘很熱情的跑出來拿了一盒餅乾說要送稽核員，實在盛情難卻，想說只是餅乾而已，沒有什麼利害關係就帶走了。結果回家打開看，裡面滿滿的一疊鈔票，同事嚇都嚇死，立刻馬上隔天叫公司派人去還錢🫣

1️⃣ 基本英文能力｜前面有提到發證單位是國外機構，稽核報告會需要用英文撰寫，有時候也會需要跟外國同事互動往來，所以英文能力要足夠

2️⃣ 有一定的道德水準｜法規就是死的，但解釋可以是活的。面對狀況必須要自己心中捏好一把尺，公平公正，這把尺不能隨時變來變去，否則稽核標準會不一致

3️⃣具備相關知識背景｜如果是也想朝「永續驗證」發展的話，會比較需要有理工科系背景，因為得去理解像是客戶使用的材料、製程等等，不過現在有AI工具，也可以有所幫助

1️⃣ 不排斥與人社交｜稽核員會主導整個稽核進行過程，需要不停的講話，且稽核過程當中如果可以取得客戶信任，整個稽核過程就不會這麼緊張，對稽核來說有正向效果的，所以需要可以跟客戶聊個兩句，讓他們安心。

2️⃣理解稽核員為難｜稽核員很常會有左右為難的時刻，比如今天客戶聘請稽核，他付錢給我，理論上當然會希望可以取得合格，可他今天確實有地方不符合的時候、或是他今天期待我們稽核員要做出顧問的服務，要怎麼在「讓客戶感覺服務良好」跟「做好稽核員角色」取得平衡，如何拿捏會是一個課題